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Ihr Telefonassistent.
Erreichbar, auch im Einsatz.

Ihr Betrieb nimmt Anfragen entgegen, während Sie bei Ihrer Arbeit bleiben. Sehen und hören Sie, wie ein Gespräch zur übersichtlichen Anfrage wird. Und welche Regeln für Termine und dringende Anliegen wichtig sind.

So läuft ein Anruf ab

Fiktiver Anruf · Beispieldaten

Sie arbeiten weiter. Ihr Telefon nimmt an.

Kunden erreichen Ihren Betrieb über eine normale Festnetznummer. Der Telefonassistent nimmt das Anliegen entgegen, auch wenn Sie gerade beide Hände brauchen.

Fiktives Gespräch · KI-Stimmen · Ton per Klick

Wortlaut des Beispielgesprächs

  1. KI-Assistentin: Guten Tag, hier ist der Beispielbetrieb. Ich bin die KI-Telefonassistentin. Worum geht es bei Ihnen?
  2. Kunde: Hallo. Unsere Küchenarmatur tropft schon länger. Die würden wir gern austauschen lassen.
  3. KI-Assistentin: Ist das gerade dringend oder geht es um einen normalen Termin?
  4. Kunde: Nein, nichts Dringendes. Nächste Woche wäre gut.
  5. KI-Assistentin: In welchem Ort ist der Einsatz? Und haben Sie schon eine neue Armatur?
  6. Kunde: In Fürth. Eine neue haben wir noch nicht.
  7. KI-Assistentin: Unter welcher Telefonnummer erreichen wir Sie?
  8. Kunde: Sehen Sie die Nummer, mit der ich gerade anrufe?
  9. KI-Assistentin: Ja, die wird mir angezeigt. Können wir Sie unter dieser Nummer zurückrufen?
  10. Kunde: Ja, genau. Am besten nach sechzehn Uhr.
  11. KI-Assistentin: Also: Küchenarmatur austauschen, neue Armatur wird benötigt. Einsatz in Fürth, Terminwunsch nächste Woche und Rückruf nach sechzehn Uhr. Passt das so?
  12. Kunde: Ja, genau.
  13. KI-Assistentin: Alles klar. Ich gebe Ihre Anfrage mit dem Rückrufwunsch nach sechzehn Uhr weiter. Ein Mitarbeiter meldet sich bei Ihnen, um die passende Armatur, den Termin und die voraussichtlichen Kosten zu besprechen.
  14. Kunde: Super, danke. Tschüss.
Eingehender AnrufKI-Telefonassistent im Gespräch

KI-Hinweis und Zustimmung vor dem Gespräch

Ihr Betrieb

Sie sind im Einsatz.

Der Assistent kümmert sich um die Anfrage.

Neue TelefonanfrageBeispielansicht auf Ihrem Handy

Küchenarmatur austauschen

NORMAL · KEIN AKUTER SCHADEN

Anliegen
Tropfende Küchenarmatur ersetzen
Material
Neue Armatur wird benötigt
Einsatzort
Fürth
Terminwunsch
Nächste Woche
Rückruf
Nach 16 Uhr

Adresse noch ergänzen. Rückruf an die bestätigte Anrufernummer. Kein Termin zugesagt.

Schritt 1 von 4 · Scrollen oder auswählen

Lokale Simulation. Kein echter Anruf, keine Weiterleitung und kein Nachrichtenversand. Für akute Gefahr gelten die zuständigen Notrufwege.

Der Kunde ruft an.
Der Termin steht.

Ihr Telefonassistent findet eine freie Zeit, stimmt sie mit dem Kunden ab und trägt sie in Ihren Kalender ein.

Für Rückrufe und klar planbare Termine.
Was Sie dabei festlegen

Sie bestimmen Terminarten, Dauer, Anfahrtspuffer und Zuständigkeit. Erst nach erfolgreicher Buchung wird bestätigt. Bei unklarem Aufwand übernimmt Ihr Team.

Das Telefon-Hörbeispiel zeigt zunächst nur einen Rückrufwunsch. Ein fester Kalendereintrag ist eine mögliche Erweiterung.

Ihr vorhandener Kalender hat Vorrang. Cal.com ist optional; Kontotyp und Zugriffsrechte werden vorab geprüft.
DER KUNDE RUFT AN

„Nach vier bin
ich erreichbar.“

Rückruf gewünscht
Ihr Kalender
MO14DI15MI16
16:0016:3017:00
16:30–17:00RückrufTermin abgestimmt
Abgestimmt. Eingetragen. Erledigt.
Zum Beispiel mit
Google KalenderOutlookCal.com
Fiktives Beispiel · mögliche Erweiterung

Das Anliegen ist klar.
Die Anfrage liegt im Büro.

Was der Kunde erzählt, wird als übersichtliche Anfrage in Ihrer Bürosoftware vorbereitet. Ohne noch einmal alles abzutippen.

Im Programm, mit dem Ihr Team bereits arbeitet.
Welche Anbindungen möglich sind

HERO, pds, openHandwerk und ToolTime dokumentieren Schnittstellen. Wir prüfen, welche Funktionen Ihr konkreter Tarif unterstützt und wie die Daten zugeordnet werden.

Die Logos zeigen mögliche Systeme, keine bestehende Partnerschaft. Es ist hier keine Live-Verbindung eingerichtet.
DER KUNDE RUFT AN

„Unsere Küchenarmatur
tropft.“

Armatur tauschen · Fürth
Ihre Bürosoftware
Anfragen1 NEU
NEUE ANFRAGEKüchenarmatur austauschen

Fürth · telefonisch aufgenommen

Rückrufnummer bestätigtRückruf nach 16 Uhr
Rückruf vorbereiten
Ihr Büro kann direkt weiterarbeiten.
Zum Beispiel mit
HEROpdsopenHandwerkToolTime
Fiktives Beispiel · mögliche Erweiterung

Noch im Kopf?

Kann ich meine bisherige Nummer behalten?

In den meisten Fällen ja. Ihre Festnetznummer bleibt, Anrufe werden nach festen Regeln an den Assistenten weitergeleitet, zum Beispiel wenn niemand rangeht. Wie das bei Ihrem Telefonanbieter funktioniert, prüfen wir im Erstgespräch.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI vor und fragt nach der Zustimmung zur Sprachverarbeitung. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird nach Ihren Regeln weitergeleitet oder zurückgerufen.

Was passiert bei einem Notfall?

Dringende Anliegen erkennt der Assistent an vorher vereinbarten Merkmalen und leitet sie an die festgelegte Nummer weiter. Ist niemand erreichbar, greift Ihre Ausfallroute. Der Assistent ersetzt keinen Notruf.

Wie kommen die Anfragen zu mir?

Als übersichtliche Nachricht auf Ihr Handy oder in Ihr Postfach. Hat Ihre Bürosoftware eine passende Schnittstelle, kann die Anfrage auch direkt dort landen.

Werden Gespräche aufgezeichnet?

Nur wenn Sie das möchten und der Anrufer vorher zustimmt. Für die Anfrage auf Ihrem Handy reicht meist eine Zusammenfassung des Gesprächs.

Was kostet ein Telefonassistent?

Das erste Kennenlernen ist kostenlos. Für Einrichtung und Betrieb erhalten Sie ein konkretes Angebot. Die laufenden Kosten hängen vor allem davon ab, wie viele Gesprächsminuten anfallen.

Gibt es Fördermöglichkeiten?

Vielleicht gibt
der Staat etwas dazu.

Beratung und digitale Umsetzung können unter bestimmten Voraussetzungen gefördert werden. Wir sprechen mögliche Wege früh an, noch vor Beauftragung und Projektstart.

Programmstand: September 2026 · Einzelfallprüfung erforderlich
Digitalbonus BayernFür geeignete digitale Umsetzungenbis 7.500 €

Digitalbonus Standard: bis zu 50 % Zuschuss. Für kleine gewerbliche Unternehmen in Bayern mit weniger als 50 Mitarbeitenden und höchstens 10 Mio. € Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Mindestens 4.000 € förderfähige Ausgaben. Eine reine Bestandsanalyse wird nicht gefördert.

Den Antrag vor Beginn stellen und die Eingangsbestätigung abwarten. Ob Ihr Vorhaben passt, entscheidet die Bewilligungsstelle.

Offizielle Voraussetzungen prüfen
BAFA-UnternehmensberatungMöglicher Förderweg für Beratungbis 1.750 €

Für bayerische Betriebsstätten grundsätzlich 50 % von bis zu 3.500 € förderfähigen Beratungskosten. Antrag und Informationsschreiben müssen vor Beratungsvertrag und Beginn liegen. Die veröffentlichte Richtlinie läuft bis 31.12.2026.

Baum & Weber ist aktuell nicht als BAFA-Beratungsunternehmen registriert. Für unsere eigene Beratung können wir daher derzeit keine BAFA-Förderung zusagen. Beratereignung, Neutralität und Förderfähigkeit müssen vorab geklärt sein.

Programm in der Förderdatenbank

Die Beträge sind Höchstgrenzen der Programme. Ob und wie viel gefördert wird, entscheidet die Bewilligungsstelle.

Welche Anrufe
kosten Sie Zeit?

Ihre Anfrage landet direkt bei André Baum oder Maximilian Weber.

  1. Wir melden uns bei Ihnen und vereinbaren ein Kennenlernen.
  2. Gemeinsam grenzen wir einen Ablauf ein, der sich lohnt.
  3. Danach entscheiden Sie, ob wir uns Ihren Betrieb vor Ort ansehen.

Besprechen wir Ihre Rufnummer, typische Anliegen und den Weg zu Ihrem Team. Gemeinsam klären wir, wie ein Telefonassistent zu Ihrem Betrieb passt.

Kostenloses Kennenlernen, unverbindlich. Wir nutzen Ihre Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten. Datenschutz

Lieber direkt?